La scuola dovrà assumere in carico tutti i beni patrimoniali delle Istituzioni scolastiche soppresse, predisporre e redigere un nuovo registro degli inventari dei beni mobili di proprietà dell’istituzione scolastica e provvedere ad unificare tutti gli archivi sia quelli “fisici” che quelli “telematici”.

Trasferimento di gestione tra consegnatari: verbale di consegna
Ai sensi dell’art. art. 30 comma 5 del D.I. n. 129 del 2018, “Quando il D.S.G.A.  cessa  dal  suo  ufficio,  il  passaggio  di consegne  avviene  mediante  ricognizione  materiale  dei   beni   in contraddittorio con il consegnatario  subentrante,  in  presenza  del dirigente scolastico  e  del  presidente  del  Consiglio  d'istituto. L'operazione deve risultare da  apposito  verbale  ed  e'  effettuata entro sessanta giorni dalla cessazione dall'ufficio”.

L'operazione deve risultare da apposito verbale
Pertanto, nel caso in questione, il Direttore dei Servizi Generali ed Amministrativi cessante effettuerà la ricognizione dei beni con l’intervento del consegnatario subentrante. Di tale operazione deve essere redatto apposito verbale sottoscritto da parte di tutti gli interessati e conservato agli atti della scuola.

Dal contenuto dell’art. 4 dello Statuto Studenti e Studentesse (così come modificato dal DPR 235/2007), unitamente ai principi enucleabili dalla giurisprudenza, si può affermare che il procedimento disciplinare si compone di quattro fasi:

a) l’iniziativa: il dirigente scolastico contesta gli addebiti, dandone comunicazione allo studente maggiorenne o alla famiglia, e convocando l’alunno per consentirgli l’esercizio del diritto di difesa. Quindi Il Dirigente scolastico, nel momento in cui viene a conoscenza di episodi, di cui è stato attore un alunno, per i quali il Regolamento di disciplina della scuola prevede sanzioni disciplinari, deve avviare il procedimento mediante una comunicazione scritta da notificare all’alunno, nel caso in cui quest’ultimo sia maggiorenne, o alla famiglia nel caso in cui l’alunno sia minorenne, con deposito degli estremi agli atti della scuola. La comunicazione deve prevedere:

• la possibilità di presentare una memoria;

• la convocazione per esercitare il diritto di difesa;

• l’individuazione del responsabile dell’istruttoria, che curerà le fasi del procedimento, rimanendo in capo al Dirigente scolastico la responsabilità finale del procedimento stesso.

b) istruttoria: di norma il dirigente raccoglie gli elementi necessari per appurare i fatti e le responsabilità. Dovrà poi essere convocato l’organo competente ad irrogare la sanzione ed effettuare in detta sede l’audizione dell’interessato. È la fase in cui il Dirigente scolastico, coadiuvato dal responsabile del procedimento, provvederà alla raccolta di tutti quegli elementi necessari alla conoscenza dei fatti accaduti e alle relative responsabilità, mediante:

• l’acquisizione delle testimonianze, con relativa verbalizzazione;

• la raccolta delle memorie scritte, che verranno consegnate;

• la convocazione del Consiglio di classe interessato, completo di tutte le sue componenti; è in Consiglio di classe che sarà bene sentire gli alunni individuati come responsabili e le persone esercenti la potestà genitoriale, i quali dovranno essere convocati notificando loro la data, l’ora, la sede e l’o.d.g. del Coniglio stesso.

È proprio in tale sede che l’alunno sanzionato potrà chiedere che la pena ricevuta sia convertita nelle pene sostitutive della sospensione. È ovvio che proprio in sede di istruttoria il Dirigente scolastico dovrà valutare la possibilità di convocare il Consiglio di Istituto anziché il Consiglio di classe nel caso in cui la pena prevista prevedesse la sanzione della sospensione per periodi superiori a quindici giorni, così come previsto dal comma 6 dell’art. 4 del D.P.R. n. 249/1998 e successive modifiche e integrazioni.

c) decisione: in base alle risultanze dell’organo collegiale, il dirigente redige l’atto conclusivo di assoluzione o irrogazione della sanzione, adeguatamente motivato. In questa fase il Dirigente scolastico, sulla base delle risultanze della decisione dell’Organo collegiale che ha irrogato la sanzione o che ha assolto l’alunno, redigerà l’atto conclusivo di assoluzione o di irrogazione della sanzione. L’atto conclusivo del Dirigente scolastico dovrà riportare:

• le motivazioni che hanno portato alla sanzione o all’assoluzione;

• l’iter giuridico della fase istruttoria;

• i presupposti di diritto e di fatto;

• l’Organo di garanzia davanti al quale poter impugnare il provvedimento;

• il termine entro cui è possibile impugnare il provvedimento.

d) notifica: all’interessato (o ai genitori se l’interessato è minorenne) verrà notificato l’atto, che dovrà indicare anche le modalità di impugnazione. Resta inteso che per dare alla sanzione una maggiore efficacia e valenza educativa, potrà essere attuata immediatamente dopo la notifica, anche prima della scadenza dei termini per l’impugnazione.

Per le sanzioni meno gravi, che non comportano l’allontanamento temporaneo dalla comunità scolastica, il procedimento potrà discostarsi da quello appena indicato, ferma restando il necessario contraddittorio ossia il diritto di potersi discolpare. 

Possono a livello teorico essere concepiti quattro casi relativi all’accesso a dati personali comuni, all’accesso a dati particolari, all’accesso ai dati relativi alla salute e alla vita e orientamento sessuale.

1) Richiesta di accesso a documenti amministrativi la cui conoscenza sia necessari per curare o per difendere gli interessi del soggetto richiedente. In questo caso l’interesse alla riservatezza recede di fronte al diritto di accesso, sempre che alla base di questo vi sia un interesse giuridico del richiedente. Esso può consistere in un interesse legittimo, in un diritto soggettivo o in un interesse di fatto, non di mera curiosità. Esempio: genitore chiede l’accesso ai compiti degli alunni della classe di cui fa parte il proprio figlio per avviare un’azione giudiziaria avverso la bocciatura.

2) Richiesta di accesso a documenti amministrativi la cui conoscenza non sia necessaria per curare o per difendere gli interessi del soggetto richiedente. In questo caso la riservatezza prevale sull’accesso. Esempio: un docente della scuola chiede l’accesso alle schede anagrafiche dei colleghi per conoscerne l’età anagrafica.

3) Richiesta di accesso a documenti amministrativi contenenti dati particolari, esclusi i dati relativi alla salute e alla vita e orientamento sessuale.In questo caso l’accesso è consentito nei termini dello stretto indispensabile. Il richiedente deve essere titolare di una situazione giuridica soggettiva consistente in un interesse legittimo o in un diritto soggettivo. Esempio: docente chiede l’accesso ai documenti amministrativi della scuola da cui si ricava l’iscrizione dei docenti ad associazioni sindacali essendosi candidato a componente la RSU.

4) Richiesta di accesso a documenti amministrativi contenenti dati particolari relativi alla salute, alla vita e orientamento sessuale.In questo caso dovrà essere fatta una comparazione tra gli interessi coinvolti. L’accesso sarà consentito se la situazione giuridicamente rilevante, addotta dal richiedente, avrà la consistenza di un diritto fondamentale ed inviolabile. Esempio: docente inserito in graduatoria in posizione successiva all’ultima utile, occupata da un altro docente beneficiario di un maggiore punteggio per motivi di salute.

Normativa di riferimento

In base all’art. 24 comma 7 della Legge 241/1990: “Deve comunque essere garantito ai richiedenti l'accesso ai documenti amministrativi la cui conoscenza sia necessaria per curare o per difendere i propri interessi giuridici. Nel caso di documenti contenenti dati sensibili e giudiziari, l'accesso è consentito nei limiti in cui sia strettamente indispensabile e nei termini previsti dall'articolo 60 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, in caso di dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale”.

Per quanto riguarda le modalità per conseguire il diritto di accesso occorre richiamare i primi tre commi dell’art. 25 della Legge 241/1990: “1. Il diritto di accesso si esercita mediante esame ed estrazione di copia dei documenti amministrativi, nei modi e con i limiti indicati dalla presente legge. L’esame dei documenti è gratuito. Il rilascio di copia è subordinato soltanto al rimborso del costo di riproduzione, salve le disposizioni vigenti in materia di bollo, nonché i diritti di ricerca e di visura. 

2. La richiesta di accesso ai documenti deve essere motivata. Essa deve essere rivolta all’amministrazione che ha formato il documento o che lo detiene stabilmente.
3. Il rifiuto, il differimento e la limitazione dell’accesso sono ammessi nei casi e nei limiti stabiliti dall’articolo 24 e debbono essere motivati”.

Così il rinvio operato dalla Legge 241/1990 richiede di considerare necessariamente il dettato letterale dell’art. 60 Codice della Privacy (così come modificato dal d.lgs. n. 101/2018) per cui “Quando il trattamento concerne dati genetici, relativi alla salute, alla vita sessuale o all'orientamento sessuale della persona, il trattamento è consentito se la situazione giuridicamente rilevante che si intende tutelare con la richiesta di accesso ai documenti amministrativi, è di rango almeno pari ai diritti dell'interessato, ovvero consiste in un diritto della personalità o in un altro diritto o libertà fondamentale”.

Infine occorre in questi casi sempre richiamare i principi di pertinenza e non eccedenza (altresì minimizzazione) del trattamento stabiliti dall’art. 5 del Regolamento (UE) 679/2016 per cui i “i dati personali sono adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati”.

Il Ministero con la nota prot. n. 7435 del 14 marzo 2023 ha prorogato i tempi per la predisposizione ed approvazione del conto consuntivo 2022,  spostando la data al 14 aprile 2023. Non si può certo apprezzare la tempestività del Ministero perchè quando la proroga serve deve essere data in tempo utile non a tempo scaduto, perchè gli uffici nel dubbio comunque si prodigano a curare l'adempimento.Anche la successiva approvazione da parte del consiglio d'istituto è stata spostata al 30 maggio 2023, dopo avere acquisito il parere obbligatorio dei revisori dei conti.

Di regola, la verifica sulla consistenza dei residui attivi e passivi è un'operazione che si colloca a ridosso dell'approvazione del conto consuntivo,  per evitare di portarsi dietro nelle scritture contabili crediti che non sono stati accertati e debiti perenti.Cioè in sede di deliberazione del conto consuntivo 2022, è opportuno oltre che doveroso per una puntuale applicazione del principio di veridicità, effettuare una verifica dei residui attivi e passivi non ancora riscossi e non ancora pagati relativi agli anni precedenti, al fine di valutare la convenienza a mantenere, in tutto o in parte, la loro iscrizione in bilancio.

Esempi frequenti di residui attivi e passivi che necessitano di verifica:

I residui devono essere accertati al momento della chiusura dell'anno finanziario e iscritti nel conto consuntivo nell'apposito modello L. Essi sono riportati nella contabilità dell'esercizio successivo, ma tenuti distinti dalle somme relative alla competenza del nuovo esercizio finanziario.Nel modello L del conto consuntivo, difatti, tutti i residui  risultano analiticamente dettagliati con l’indicazione del creditore o debitore, dell’ammontare del credito o debito e della causale;concorrono alla determinazione dell’avanzo/disavanzo di amministrazione presunto (modello C del programma annuale) e dell’avanzo/disavanzo di amministrazione definitivo (modello J del conto consuntivo).In questi modelli sono indicati distintamente quelli relativi agli anni precedenti e quelli relativi all’anno corrente.

I residui,  come è noto, costituiscono crediti e debiti che devono essere riportati rispettivamente tra le attività e le passività del conto del patrimonio (modello K del conto consuntivo).Cosicché in attuazione di un principio contabile generale che riguarda la competenza finanziaria si deve procedere  annualmente al riaccertamento dei residui attivi e passivi, verificando, ai fini del rendiconto, le ragioni del loro mantenimento, così come prescrive l'art. 3 del d.lgs. n. 118/2012.I residui rimangono iscritti nella contabilità, distinti per anno di formazione, fino a quando non vengono riscossi o pagati, ovvero radiati o dichiarati perenti.

Il tempo di mantenimento  dei residui in bilancio  varia a seconda della natura degli stessi.La formazione dei residui è un fenomeno tipico del bilancio finanziario di competenza, in quanto, in esso, vengono iscritte le entrate e le spese che si prevede di accertare e, rispettivamente, di impegnare nel corso dell’anno finanziario.Normalmente, si verifica che, nel corso dell’anno finanziario, non tutte le entrate di cui si è acquisito il diritto di riscuotere vengono effettivamente riscosse e non tutte le spese di cui si è assunto l’impegno di pagare vengono effettivamente pagate.Alla chiusura dell’esercizio avremmo pertanto delle entrate accertate e non riscosse e delle spese legalmente impegnate e non pagate che andranno a costituire rispettivamente, i residui attivi e passivi dell’istituzione scolastica.

Molto importante in sede di accertamento è tenere distinti i residui dalle economie di bilancio.

Difatti, le entrate e le spese, previste in bilancio e non ancora accertate e impegnate alla chiusura dell’esercizio, non danno luogo, sul piano contabile, alla creazione di residui attivi e passivi, ma vengono annullate, costituendo minori entrate e, rispettivamente economie di bilancio.I residui attivi e passivi, al contrario si determinano relativamente alle entrate accertate e non riscosse e alle spese impegnate e non pagate, e si aggiungono nei conti dell’apposita gestione dei residui attivi e passivi accumulatisi nel corso degli esercizi precedenti.Inoltre, secondo quanto previsto dal Regolamento di contabilità solo le entrate accertate e non riscosse e rispettivamente le somme impegnate e non pagate nel corso dei medesimi esercizi possono tradursi in residui attivi e passivi.Da ciò consegue che le eventuali maggiori e nuove entrate e nuove e maggiori spese non possono essere considerate residui, ma dovranno essere iscritte nelle varie voci del bilancio.