Possono a livello teorico essere concepiti quattro casi relativi all’accesso a dati personali comuni, all’accesso a dati particolari, all’accesso ai dati relativi alla salute e alla vita e orientamento sessuale.

1) Richiesta di accesso a documenti amministrativi la cui conoscenza sia necessari per curare o per difendere gli interessi del soggetto richiedente. In questo caso l’interesse alla riservatezza recede di fronte al diritto di accesso, sempre che alla base di questo vi sia un interesse giuridico del richiedente. Esso può consistere in un interesse legittimo, in un diritto soggettivo o in un interesse di fatto, non di mera curiosità. Esempio: genitore chiede l’accesso ai compiti degli alunni della classe di cui fa parte il proprio figlio per avviare un’azione giudiziaria avverso la bocciatura.

2) Richiesta di accesso a documenti amministrativi la cui conoscenza non sia necessaria per curare o per difendere gli interessi del soggetto richiedente. In questo caso la riservatezza prevale sull’accesso. Esempio: un docente della scuola chiede l’accesso alle schede anagrafiche dei colleghi per conoscerne l’età anagrafica.

3) Richiesta di accesso a documenti amministrativi contenenti dati particolari, esclusi i dati relativi alla salute e alla vita e orientamento sessuale.In questo caso l’accesso è consentito nei termini dello stretto indispensabile. Il richiedente deve essere titolare di una situazione giuridica soggettiva consistente in un interesse legittimo o in un diritto soggettivo. Esempio: docente chiede l’accesso ai documenti amministrativi della scuola da cui si ricava l’iscrizione dei docenti ad associazioni sindacali essendosi candidato a componente la RSU.

4) Richiesta di accesso a documenti amministrativi contenenti dati particolari relativi alla salute, alla vita e orientamento sessuale.In questo caso dovrà essere fatta una comparazione tra gli interessi coinvolti. L’accesso sarà consentito se la situazione giuridicamente rilevante, addotta dal richiedente, avrà la consistenza di un diritto fondamentale ed inviolabile. Esempio: docente inserito in graduatoria in posizione successiva all’ultima utile, occupata da un altro docente beneficiario di un maggiore punteggio per motivi di salute.

Normativa di riferimento

In base all’art. 24 comma 7 della Legge 241/1990: “Deve comunque essere garantito ai richiedenti l'accesso ai documenti amministrativi la cui conoscenza sia necessaria per curare o per difendere i propri interessi giuridici. Nel caso di documenti contenenti dati sensibili e giudiziari, l'accesso è consentito nei limiti in cui sia strettamente indispensabile e nei termini previsti dall'articolo 60 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, in caso di dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale”.

Per quanto riguarda le modalità per conseguire il diritto di accesso occorre richiamare i primi tre commi dell’art. 25 della Legge 241/1990: “1. Il diritto di accesso si esercita mediante esame ed estrazione di copia dei documenti amministrativi, nei modi e con i limiti indicati dalla presente legge. L’esame dei documenti è gratuito. Il rilascio di copia è subordinato soltanto al rimborso del costo di riproduzione, salve le disposizioni vigenti in materia di bollo, nonché i diritti di ricerca e di visura. 

2. La richiesta di accesso ai documenti deve essere motivata. Essa deve essere rivolta all’amministrazione che ha formato il documento o che lo detiene stabilmente.
3. Il rifiuto, il differimento e la limitazione dell’accesso sono ammessi nei casi e nei limiti stabiliti dall’articolo 24 e debbono essere motivati”.

Così il rinvio operato dalla Legge 241/1990 richiede di considerare necessariamente il dettato letterale dell’art. 60 Codice della Privacy (così come modificato dal d.lgs. n. 101/2018) per cui “Quando il trattamento concerne dati genetici, relativi alla salute, alla vita sessuale o all'orientamento sessuale della persona, il trattamento è consentito se la situazione giuridicamente rilevante che si intende tutelare con la richiesta di accesso ai documenti amministrativi, è di rango almeno pari ai diritti dell'interessato, ovvero consiste in un diritto della personalità o in un altro diritto o libertà fondamentale”.

Infine occorre in questi casi sempre richiamare i principi di pertinenza e non eccedenza (altresì minimizzazione) del trattamento stabiliti dall’art. 5 del Regolamento (UE) 679/2016 per cui i “i dati personali sono adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati”.