Nei giorni scorsi abbiamo ricevuto la seguente PEC di accesso agli atti:

“Io sottoscritta ... madre e esercente la responsabilità genitoriale sulle minori ....., frequentanti ....., con la presente chiedo formalmente di poter accedere e ottenere copia della delega depositata presso l'istituto con la quale il Sig. ....... (il padre, n.d.r.) ha autorizzato una persona di sesso femminile a me SCONOSCIUTA al ritiro delle suddette alunne in data ......

La richiesta è formulata ai sensi della Legge n. 241/1990 e del D.P.R n. 184/2006 (diritto di accesso agli atti amministrativi); dell'art. 15 del Regolamento (UE) 2016/679- GDPR, trattandosi di dati personali riferiti alle mie figlie minorenni, nonché della Circolare MIUR n. 5336/2015, che riconosce ad entrambi i genitori pari diritto all'informazione scolastica.
Si richiede che copia della delega venga trasmessa via PEC in quanto ha carattere d'urgenza.
Qualora Codesta Amministrazione intendesse negare l'accesso, si richiede giusta motivazione per iscritto al diniego, con giustificazione, a norma di legge, del rifiuto”.

Agli atti non risultano documenti sull’eventuale stato di separazione dei genitori, su questioni relative all’affido esclusivo ecc...
Precisiamo inoltre che il nostro fac simile di delega non prevede (forse erroneamente) la doppia firma dei genitori né il richiamo al Codice Civile (art. 316, art. 337- ter, art. 337-quater) in merito alla “responsabilità genitoriale” condivisa.

A seguito della suddetta richiesta abbiamo informato i controinteressati (il padre e la signora delegata) chiedendo loro eventuali osservazioni.
Il padre ha dato il suo nulla osta, mentre la signora delegata ha scritto
“...sono ad OPPORMI al formale invio dei miei documenti a terze persone. Mi sono presa l'incarico in passato di ritirare le figlie del signor ... per due volte a titolo di semplice amicizia in quanto egli era impossibilitato a farlo personalmente. Comunico altresì che al momento questa presa in carico da parte mia NON avverrà più. Chiedo inoltre di CESTINARE le fotocopie del mio documento di identità al tempo consegnate ...”.

Nel ritenere che, anche in presenza dell’opposizione, l’istanza di accesso debba comunque essere soddisfatta, si chiede un Suo parere in merito ed eventuali modelli di risposta (uno per la signora delegata e uno per la richiedente).

Nel ringraziare, si porgono cordiali saluti.

Il dirigente scolastico

RISPOSTA

Con riferimento al quesito proposto si forniscono i seguenti chiarimenti riguardo il quadro normativo che regolamenta il diritto di accesso ai documenti nel caso specifico prospettato di genitori di minori.

L’istanza di accesso ha una duplice base normativa:

Accesso documentale previsto dalla legge L. 241/1990, artt. 22–24 e DPR 184/2006 che ne costituisce il regolamento applicativo.

In questo senso la copia della delega è un documento amministrativo, come tale accessibile, perchè contenuto nel fascicolo scolastico e forma parte del procedimento di ritiro delle minori.

Accesso ai dati personali dei figli minorenni ai sensi dell'art. 15 GDPR.

In base a questa norma il genitore titolare della responsabilità genitoriale ha diritto ad accedere ai dati personali del minore, senza necessità del consenso dell’altro genitore, salvo provvedimenti giudiziari contrari.

Inoltre va evidenziata la parità di informazione tra i genitori. Si veda la Nota del ministero dell'Istruzione n.5336/2015 in cui si afferma che la scuola deve garantire pari informazione ad entrambi i genitori.

Pertanto si chiarisce che la madre ha diritto ad ottenere copia della delega. La madre è pienamente legittimata per i seguenti motivi:

• È esercente la responsabilità genitoriale (in assenza di provvedimenti limitativi).
• L’oggetto dell’accesso riguarda dati personali delle figlie (i soggetti delegati al ritiro).
• L’atto richiesto incide direttamente sulla sicurezza e affidamento delle minori.
• L’accesso ai dati di terzi presenti nel documento (il delegato) è ammesso quando sia indispensabile per la tutela del minore, ex art. 24, L. 241/90 e art. 86 GDPR.

Infine si chiarisce che l'opposizione al diritto di accesso documentale non ha effetto impeditivo.

A motivazione di quanto affermato si veda l'Art. 24, comma 7, L. 241/1990, in cui si afferma che l’opposizione del controinteressato non blocca l’accesso se il richiedente dimostra un interesse diretto, concreto e attuale, come nel caso di un genitore che vuole conoscere chi ritira i figli. Si veda anche l'Art. 5-bis, c. 2, lett. a) GDPR e art. 86 GDPR, in cui si afferma che i dati di terzi possono essere comunicati se necessario per finalità di interesse pubblico (sicurezza dei minori). Ancora si vedano le Linee guida scuole 2021 del Garante Privacy, in cui si afferma che i genitori hanno diritto a conoscere tutte le informazioni relative alle modalità di ritiro dei propri figli.

La delegata può opporsi solo alla diffusione indiscriminata, non alla comunicazione al genitore dell’alunno.

In conclusione la scuola deve comunque consegnare il documento in presenza di un legittimo esercizio del diritto di accesso. La delegata non è un “terzo estraneo”, ma un soggetto coinvolto nell’organizzazione del ritiro delle minori.
Il suo documento di identità è stato consegnato volontariamente alla scuola per una finalità specifica (ritiro minori); è parte integrante del documento amministrativo cui la madre chiede accesso. L’opposizione non è sufficiente a impedire l’ostensione.

Anche se la delegata chiede la distruzione dei dati, la scuola non può cancellare i documenti che fanno parte del fascicolo amministrativo finché l’atto è rilevante; ma deve conservarli per le finalità istituzionali (DPR 445/2000; Linee guida ANAC; art. 5 GDPR, principio di limitazione della conservazione).

Potrà cancellarlo solo a fine anno o quando la delega viene revocata e scadono i termini di conservazione previsti dal Manuale di gestione documentale della scuola (di norma non prima dell’anno successivo).

In definitiva si riassumono i termini del parere:

• La madre ha pieno diritto di accesso.
• L’opposizione della delegata non impedisce l’ostensione.
• La delega e il documento vanno trasmessi.
• La scuola deve rispondere motivando il prevalere dell’interesse del minore.
• Non si può cancellare ora la copia del documento.