Dal punto di vista terminologico e concettuale, la fondamentale distinzione tra responsabilità amministrativa e responsabilità contabile dell’agente pubblico vengono spesso unificate terminologicamente nella generica nozione di responsabilità amministrativo-contabile.È opportuno tenere distinti i due tipi di responsabilità, poiché la responsabilità contabile incombe, ai sensi dell’articolo 74 del R.D. nr. 2440 del 1923 e dell’articolo 178 del R.D. nr. 827 del 1924, solo su quei funzionari che maneggiano denaro o tengono in custodia beni o materiali dell’amministrazione

Gli agenti contabili rispondono sotto l’aspetto patrimoniale per la mera discrasia esistente, per difetto, tra la quantità di beni o denaro a proprio carico “di diritto” e la quantità realmente esistente “di fatto”.  Vi è una presunzione di colpevolezza dell’agente, che ha l’onere di dimostrare che la sottrazione o la perdita non è a lui imputabile a titolo di dolo o colpa grave, o che si è verificata per caso fortuito o forza maggiore, e che sono stati adottati tempestivamente i provvedimenti e le cautele procedimentali necessari per la conservazione del denaro o dei beni avuti in consegna. In definitiva, la responsabilità contabile è disciplinata in modo più rigoroso rispetto alla responsabilità amministrativa, in quanto nella prima la pubblica accusa non deve dimostrare in giudizio la colpevolezza dell’agente contabile presunto autore del danno, poiché quest’ultima si presume.

L’ obbligo di restituzione che nasce in capo all’agente contabile, giustificherebbe, ad avviso della giurisprudenza assolutamente prevalente della Corte dei Conti, l’impossibilità di fare applicazione del potere riduttivo dell’addebito nei casi di responsabilità contabile. Tutti gli agenti contabili sono sottoposti, in caso di danni arrecati all’Ente pubblico nell’esercizio delle proprie funzioni, alla responsabilità contabile, mentre la maggior parte degli stessi sono soggetti all’obbligo della presentazione del conto giudiziale, ai sensi dell’articolo 610 del citato R.D. nr. 827 del 1924, presso le competenti Sezioni Giurisdizionali della Corte dei Conti, ai fini dell’instaurazione del giudizio di conto.

Il D.P.R. nr. 254 del 2002 approva il Regolamento concernente le gestioni dei consegnatari e dei cassieri delle Amministrazioni dello Stato. In base all’articolo 32 del suddetto R.D. nr. 827 del 1924, i consegnatari dei beni mobili sono sottoposti alla giurisdizione della Corte dei Conti, alla quale devono alla fine di ogni anno finanziario rendere il conto giudiziale della loro gestione, mentre non devono presentare il citato conto giudiziale coloro che hanno in consegna mobili d’ufficio per solo debito di vigilanza, o presso i quali si trovino stampe, registri od altri oggetti di cui debba farsi uso per il servizio dell’ufficio cui il consegnatario è addetto. Per le istituzioni scolastiche non è previsto che il consegnatario presenti il rendiconto della propria gestione alla Corte dei Conti. Tuttavia, va tenuto presente che secondo quanto affermato dalla Corte dei Conti con la deliberazione n.94 del 14/12/86 il consegnatario è destinatario della responsabilità contabile. Quindi la responsabilità del Direttore SGA è di natura contabile, anche se non è posto a suo carico l’obbligo di rendere il conto giudiziale.