Con il messaggio del 20 settembre 2019 n. 3400, l’INPS dà notizia dell’attivazione del sistema telematico per la comunicazione di cessazione TFS del personale. Con la circolare del 4 novembre 2022, n. 125, l’Inps definisce la sequenza delle operazioni e degli adempimenti sia a carico dell’ente previdenziale che delle Amministrazioni Pubbliche. In particolare il processo di liquidazione del TRATTAMENTO DI FINE SERVIZIO prevede diversi adempimenti sia da parte del datore di lavoro sia della struttura INPS di competenza:

• sistemazione della Posizione Assicurativa;

• inserimento dell’ultimo miglio;

• comunicazione di cessazione;

• calcolo del TFS;

• certificazione TFS cedibile/Liquidazione;

• riliquidazioni.

Per prima cosa, il datore di lavoro deve verificare la completezza e la correttezza della Posizione Assicurativa nel flusso UNIEMENS. Pertanto, in ogni periodo utile ai fini del trattamento di fine servizio, bisogna verificare la presenza delle seguenti informazioni:

• cassa previdenziale e regime di fine servizio;

• corretto tipo impiego e tipo servizio;

• tipo part-time e percentuale part-time (dove previsto);

• motivo di cessazione sull’ultimo periodo di servizio;

• certificazione e validazione di tutti i periodi utili.

La seconda fase prevede l’inserimento dell’Ultimo Miglio tramite lo strumento Nuova Passweb. Questo passaggio serve a confermare alcuni dati giuridici e a consolidare i dati economici. Le informazioni richieste riguardano i “dati utili” (dati giuridici estratti dal flusso UNIEMENS) e i “dati retributivi” (dati economici in base al comparto di appartenenza).

La “Comunicazione di Cessazione TFS” sostituisce, dunque, i modelli cartacei. In questo modo l’amministrazione comunica alla struttura territoriale INPS i dati necessari alla liquidazione del TFS che non sono stati inseriti nelle fasi precedenti. Questo servizio online è disponibile sul sito dell’INPS.

Con quest’ultimo passaggio si concludono gli adempimenti in capo al datore di lavoro. Una volta ricevuta la comunicazione, l’INPS dispone di tutti gli elementi necessari per avviare la procedura e può quindi procedere al calcolo del TFS e alla predisposizione della certificazione e della liquidazione.

Dopo la liquidazione, eventuali variazioni dei dati inseriti nella posizione assicurativa, nell’Ultimo Miglio e nella Comunicazione di Cessazione potrebbero comportare un ricalcolo del valore del TFS e quindi ad una riliquidazione.

Tutti i dettagli e le istruzioni per una sistemazione efficace della posizione assicurativa in UNIEMENS sono fornite nel testo integrale della circolare n. 125.

Come detto, le amministrazioni per svolgere tali adempimenti devono accedere tramite il sito dell’INPS sia alla procedura Nuova Passweb sia a quella di Comunicazione di Cessazione TFS.

L’INPS, con il messaggio n. 2296 del 21 giugno 2023, anche a seguito delle richieste pervenute da parte di alcune Amministrazioni ed Enti datori di lavoro, fornisce chiarimenti in relazione alla corretta modalità da seguire nelle lavorazioni dei TFS telematici. I chiarimenti riguardano la procedura corretta da seguire in fase di lavorazione dei trattamenti in caso di variazione dei dati giuridici ed economici, relativi a una pratica TFS già trasmessa all’INPS sia in modalità cartacea sia telematica.

Le indicazioni operative da seguire sono diverse a seconda che la pratica di prima liquidazione di TFS sia cartacea o telematica. Il modello telematico di “Riliquidazione” può essere inviato solamente se la pratica TFS di prima liquidazione risulta nello stato “in pagamento” o “pagata”.

Potrebbe accadere che una volta effettuata la liquidazione del TFS, eventuali variazioni dei dati riportati in Posizione Assicurativa, sull’“Ultimo miglio TFS” e sulla “Comunicazione di Cessazione TFS”, diano origine ad un ricalcolo del valore del trattamento e di conseguenza ad una sua riliquidazione.

L’Istituto ricorda che l’Amministrazione o l’Ente datore di lavoro può inviare il modello di riliquidazione solo se la pratica TFS di prima liquidazione si trova in stato di “Pagamento” o “Pagata”.

Le istruzioni da seguire si differenziano a seconda che tale pratica sia cartacea o telematica. Nel primo caso, l’Amministrazione/Ente può inviare in modalità telematica la riliquidazione del TFS impostando il flag su “Riliquidazione”. Per farlo è necessario inserire l’“Ultimo Miglio TFS” in “Nuova Passweb”, certificarlo e proseguire con l’inserimento dei dati specifici.

In caso di domanda telematica, invece, si dovrà operare come segue:

• se la variazione dei dati riguarda solo l’“Ultimo Miglio TFS”, bisognerà solamente inviare tramite “Nuova Passweb” una nuova certificazione con i dati aggiornati;
• se non ci sono variazioni di dati, ma c’è bisogno di modificarli o di aggiungere nuove informazioni che riguardano solo i dati specifici della “Comunicazione di Cessazione TFS”, sarà necessario inviare un nuovo modello di tipo “Riliquidazione”.

La procedura non consente all’Amministratore o all’Ente di inviare un modello telematico di riliquidazione nel caso in cui la prima pratica, cartacea o telematica, non sia stata pagata o posta in pagamento.

Nell’eventualità di variazioni di dati economici o giuridici inseriti unicamente nell’“Ultimo Miglio TFS” sarà possibile semplicemente aggiornare le informazioni già inserite in tale sezione.

La modifica genera un “risveglio” della pratica TFS in lavorazione, la quale verrà presa in carico da un operatore INPS. In questi casi, pertanto, non è necessario inviare un nuovo modello di prima liquidazione.

Al contrario, per comunicare la variazione dei dati specifici presenti nel modello telematico sarà necessario inviare una nuova “Comunicazione di Cessazione TFS” di tipo prima liquidazione che sostituisca la precedente. In questo modo gli operatori INPS aggiorneranno i dati direttamente in occasione del primo pagamento.

Quadro riassuntivo

Nel messaggio 2296 del 21 giugno 2023, si ricorda, altresì, che le Amministrazioni/Enti possono verificare puntualmente lo stato di lavorazione delle pratiche telematiche. A tale fine, si rammenta che è possibile consultare lo stato di lavorazione della pratica TFS nell’apposita sezione “Modelli inoltrati”, inserendo il codice fiscale dell’iscritto o, in alternativa, in “Nuova Passweb” nella funzione “Collegamenti”, selezionando “Consultazione Pratica – Fascicolo”.

Per quanto concerne le variazioni delle informazioni nella “Comunicazione cessazione TFS” si propone il seguente prospetto riassuntivo:

Con il messaggio 2497 del 4 luglio 2023,  avente ad oggetto: "Indicazioni operative per la trasmissione del trattamento di fine servizio (TFS) attraverso il canale telematico nel caso di dipendente cessato dal servizio e aderente alla previdenza complementare",  l’Inps aggiunge ulteriori indicazioni a quelle precedentemente impartite in precedenza, ribadendo quanto anticipato nel messaggio 3400 in relazione alla corretta modalità da seguire per la trasmissione del trattamento di fine servizio (TFS) telematico nel caso di dipendenti cessati dal servizio aderenti alla previdenza complementare.

L’Inps precisa che “…la presenza di una posizione assicurativa consolidata, ai fini pensionistici, non impedisce la compilazione e l’invio di “Ultimo Miglio TFS” e della “Comunicazione di cessazione TFS”, potendo l’amministrazione procedere ugualmente alla sistemazione della posizione aprendo la lavorazione come “Certificazione Ultimo Miglio TFS” o come “Attività di servizio” ed utilizzando le funzioni del menù “Modifiche Generalizzate”, comunica che, anche la codifica del “tipo servizio”/”tipo impiego” può essere modificata.