in Amministrare la scuola 09/2022

di Maria Rosaria Tosiani, Direttore SGA

L’art. 25 del D. L.gvo 165/01 attribuisce alla competenza del Dirigente scolastico  “la gestione unitaria e  la legale rappresentanza dell'istituto scolastico, nonché la responsabilità nella gestione delle risorse finanziarie e strumentali, con autonomi poteri di direzione, coordinamento e valorizzazione delle risorse umane, e la titolarità delle relazioni sindacali”.  Al dirigente compete organizzare l’attività scolastica secondo criteri di efficienza ed efficacia formativa.

Nella realizzazione di tali funzioni organizzative e amministrative il dirigente è coadiuvato da docenti da lui scelti che costituiscono il suo staff e dal direttore SGA, "che sovrintende, con autonomia operativa, nell’ambito delle direttive di massima impartite e degli obiettivi assegnati, ai servizi amministrativi ed ai servizi generali dell’istituzione scolastica, coordinando il relativo personale”. Al direttore SGA secondo la declaratoria del proprio profilo professionale compete l'organizzazione dei servizi cui è preposto il personale ATA, nell’ambito delle direttive impartite dal dirigente scolastico, nonchè l'attribuzione degli incarichi di natura organizzativa e l'assegnazione dei compiti che il personale ATA è chiamato a svolgere nell’ambito del piano delle attività.

Pertanto, il direttore in seno all'istituzione scolastica cura l'organizzazione dei servizi attraverso la predisposizione del piano delle attività  del personale ATA ed è responsabile del funzionamento dei servizi generali ed amministrativi. Risulta quindi evidente che se il Dirigente scolastico è chiamato ad assumere la decisiva funzione di sistema destinata a gestire risorse umane, professionali e materiali dell’unità scolastica, nonché a coordinare l’offerta formativa con le istanze territoriali, al suo fianco il Direttore SGA si pone come il principale collaboratore per la creazione delle condizioni organizzative, economiche e giuridiche utili alla realizzazione degli obiettivi dell’autonomia.

All'inizio di ogni anno scolastico il Direttore SGA deve predisporre il piano delle attività del personale ATA, al fine di ottimizzare l’organizzazione dei servizi in generale. A tale proposito egli, tenuto conto della direttiva di massima impartita dal dirigente scolastico, degli obiettivi del PTOF e degli standard di efficienza ed efficacia della Carta dei servizi dell'istituzione scolastica, si occupa dell'organizzazione interna dell'ufficio di segreteria, avendo cura di individuare le aree tematiche dello stesso (personale, didattica etc.), nonché le persone che saranno impegnate nei vari settori.

Nell'espletamento delle funzioni amministrativo/contabili il Direttore SGA  non dispone di piena autonomia decisionale. La sua autonomia è di tipo operativo, che si svolge nell'ambito delle direttive di massima impartite e degli obiettivi assegnati,  che possono pervenire direttamente dal Dirigente scolastico o dal Consiglio d'istituto.

Le direttive di massima sono istruzioni di carattere generale relative al conseguimento di un risultato che il Direttore deve assicurare. Attraverso la direttiva bisogna specificare gli obiettivi che si voglino perseguire mediante la prefissione di criteri generali. Il carattere della direttiva viene evidentemente meno quando s'impartiscono istruzioni dettagliate e puntuali estese a regolare gli aspetti particolari dell'organizzazione del servizio.

Il Direttore SGA assume in proprio la responsabilità del mancato conseguimento del risultato in relazione agli obiettivi assegnati. In questa attività di realizzazione degli obiettivi il Direttore SGA dispone di autonomia operativa, cioè gli vengono riconosciuti ampi margini di valutazione in ordine alle iniziative da assumere.

L'autonomia riconosciuta al Direttore  SGA è di tipo “operativo” e non decisionale, poiché la programmazione dell'attività e l'individuazione degli obiettivi da perseguire rientra nei compiti istituzionali del Consiglio d'istituto e del Dirigente scolastico. Spetta infatti a tali organi assumere le decisioni, mentre al Direttore SGA compete, in via esclusiva, individuare e predisporre gli strumenti operativi necessari per realizzare gli obiettivi.

Caratteristiche della direttiva del dirigente della scuola

Per quanto attiene alla forma, non solo per prevenire malintesi e possibili frizioni, ma in quanto il dirigente è, a sua volta, oggetto di un controllo di gestione esterno, che si appunta fra l’altro sulle modalità di organizzazione dell’ufficio e sulla possibilità di riscontro documentale delle decisioni assunte, è bene che la direttiva sia emanata in forma scritta.

Per quanto riguarda i contenuti, è opportuno individuare una corretta via mediana fra il ricorso ad una minuziosa quanto irritante prescrizione scritta di ogni minimo passo operativo e l’assoluta mancanza di ogni testo di riferimento. Del resto, quando la norma parla di “direttive di massima” non vuole solo indicare che l’oggetto della direttiva deve rimanere ad un livello generale, ma anche che essa deve astenersi dall’enumerare nel dettaglio ogni fase dell’attuazione.

Proviamo a elencare le caratteristiche essenziali:

• la direttiva sarà identificata come tale fin dall’intestazione, per chiarirne la natura. Recherà inoltre in buona evidenza la data, il numero progressivo ed il destinatario (che può essere solo il DSGA, per quanto si è detto);

• ogni direttiva deve essere protocollata;

• la direttiva deve indicare uno o più obiettivi organizzativi o amministrativi da raggiungere: deve cioè identificare chiaramente il cosa ci si attende in esito ad essa. Non deve invece, in via di principio, prescrivere il come, cioè i singoli passi operativi da compiere;

• la direttiva deve indicare chiaramente gli eventuali vincoli organizzativi (risorse disponibili, e richieste dalla natura dell’obiettivo; criteri da rispettare, in via generale; tempi di esecuzione; ecc.);

• la direttiva deve indicare – ove rilevanti – le modalità che saranno utilizzate per verificarne l’attuazione.

A seguire proponiamo uno schema di direttive di massima che il dirigente potrà adattare alle specifiche esigenze organizzative alle propria scuola.

SCHEMA DIRETTIVE DI MASSIMA

DEL DIRIGENTE RIVOLTE AL DIRETTORE SGA

Oggetto: DIRETTIVA CONCERNENTE GLI OBIETTIVI E GLI  INDIRIZZI DELL’ATTIVITA’ DEI SERVIZI
                GENERALI ED AMMINISTRATIVI PER L'ANNO SCOLASTICO  2021/2022

Prot. N _________                                                                                                          

                                                                                                                                                 luogo, data

Il Dirigente scolastico

Vista      la legge 7 agosto 1990, n. 241;

Visto     l’art. 21 della legge 15 marzo 1997, n. 59;

Visto     il D.P.R. 8 marzo 1999, n. 275;

Visto     il Decreto Interministeriale 28 agosto 2018 n. 129;

Visto     l’art. 25, comma 5, del D.Lgs. 30 marzo 2001, n. 165;

Vista      la Tab. A allegata al CCNL – Comparto scuola 2006-2009;

Ritenuto necessario impartire al Direttore dei Servizi Generali ed Amministrativi le direttive di massima previste dal citato comma 5 dell’art. 25 del D.Lgs. 165/2001, al fine di prefissare gli obiettivi coerenti con il piano dell'Offerta formativa, per rendere efficace e coordinata l'organizzazione dei servizi generali e amministrativi di questa istituzione scolastica;

EMANA

la seguente direttiva sull'organizzazione dei servizi generali e amministrativi per l’anno scolastico  2020/2021

Art. 1 – Ambiti di applicazione

Le direttive contenute nel presente atto si applicano esclusivamente alle attività di natura discrezionale svolte dal Direttore dei Servizi Generali ed Amministrativi (DSGA) per organizzare i servizi generali e amministrativi di questa istituzione scolastica durante l’anno scolastico __________. Esse costituiscono linee di guida e orientamento per lo svolgimento di tali attività.

Art. 2 – Organizzazione generale dell’istituzione scolastica

L’istituzione scolastica costituisce una singola unità organizzativa, responsabile dei procedimenti amministrativi ad essa attribuiti dalle norme vigenti. Le relative attività amministrative devono essere organizzate in tre aree operative: organizzazione della didattica, gestione del personale, affari generali.

I servizi amministrativi devono essere organizzati in modo da eseguire entro i dovuti termini, senza necessità di ulteriori sollecitazioni, le attività previste dalla vigente normativa. A titolo meramente esemplificativo e non esaustivo, si richiamano qui il controllo quotidiano della casella di posta elettronica istituzionale e quella della PEC, l’invio delle visite mediche di controllo, la denuncia entro due giorni all’INAIL e alla P.S. di infortuni occorsi a dipendenti e alunni con prognosi superiore a tre giorni, la comunicazione telematica obbligatoria (COL) sul sito internet cliclavoro.gov.it dell’instaurazione, trasformazione e cessazione di ogni rapporto di lavoro autonomo e subordinato, la predisposizione degli ordinativi di pagamento entro i termini stabiliti per non incorrere in more o penali di alcun genere.

Il DSGA è individuato quale responsabile dell’istruttoria inerente ogni singolo procedimento amministrativo, ai sensi dell’art. 5, c. 1, della legge 241/1990, nonché dell’art. 10, c. 1, del D.M. 190/1995.

Il DSGA provvede a svolgere funzioni di coordinamento e promozione delle attività di competenza del personale ATA, nonché di verifica dei risultati conseguiti, nel rispetto delle direttive impartite e degli obiettivi assegnati.

Il DSGA vigila costantemente sul regolare svolgimento delle funzioni e attività svolte dal personale ATA, al fine di assicurare l’unitarietà della gestione dei servizi amministrativi e generali della scuola in coerenza e in funzione delle finalità e degli obiettivi dell’istituzione scolastica, in particolare del PTOF. Deve riferire tempestivamente al Dirigente ogni fatto che possa configurare irregolarità, illecito o infrazione disciplinare.

Art. 3 – Assegnazione degli obiettivi

Ogni attività di pertinenza del personale amministrativo, tecnico e ausiliario, deve essere svolta in piena aderenza alle attività previste nel PTOF, coerentemente alle finalità istituzionali della scuola, alle esigenze degli studenti, ai principi regolatori dell’autonomia scolastica.

In particolare, sono obiettivi da perseguire:

1. La funzionale organizzazione del lavoro di tutte le unità di personale ATA.

Tale obiettivo deve essere perseguito attraverso la redazione e la successiva attuazione del Piano delle attività, predisposto dal DSGA nel rispetto delle finalità e obiettivi della scuola contenuti nel PTOF e successivamente adottato dal Dirigente scolastico. In tale piano devono essere analiticamente riportati i compiti assegnati ai singoli dipendenti e definita la distinzione tra attività di lavoro ordinario e di lavoro straordinario. L’organizzazione del lavoro dovrà tener conto delle seguenti esigenze:

1. apertura dell’istituto alle ore _____ e chiusura alle ore ______ (il sabato alle ______) garantendo in ogni ora il controllo degli accessi all’edificio scolastico;
2. vigilanza sugli studenti nei corridoi e nei servizi igienici;
3. pulizia in tutti i corridoi, reparti, aule, palestre e laboratori;
4. efficace svolgimento di tutte le attività amministrative;
5. assistenza tecnica nei laboratori didattici.
6. La razionale divisione del lavoro in base al profilo professionale dei dipendenti.

La divisione del lavoro ai fini del perseguimento dell’efficacia, dell’efficienza e dell’economicità della gestione va effettuata attraverso la determinazione di carichi di lavoro aventi carattere di omogeneità.

Nella divisione del lavoro va tenuto conto dei profili di area del personale ATA (Tab. A del vigente CCNL scuola) e dei diversi livelli di professionalità all’interno di ciascun profilo, pur nella previsione di un processo di omogeneizzazione e di accrescimento della professionalità, attraverso i previsti canali della formazione e dell’aggiornamento.

L’attribuzione dei compiti operativi previsti dai diversi profili va condotta tenendo conto, per quanto possibile e ragionevole, sia dei desiderata dei dipendenti che di eventuali limitazioni nelle mansioni relative al profilo derivanti da certificazione rilasciata da Collegi sanitari dell’ASL competente per territorio.

1. Il controllo costante delle attività svolte e dei carichi di lavoro, prevedendo la possibilità di rinforzare le varie aree operative con unità di personale prelevate da altre aree, sulla base del maggior carico di lavoro che può venirsi a creare in ogni area nei vari periodi dell’anno scolastico.
2. La verifica periodica dei risultati conseguiti, con l’adozione eventuale di provvedimenti correttivi in caso di scostamento od esiti negativi, ove di propria competenza. Se la competenza a provvedere è del dirigente scolastico, il DSGA formula allo stesso le opportune proposte.
3. Il costante monitoraggio dei procedimenti amministrativi, con specifico riferimento al profilo di regolarità amministrativo-contabile.

I risultati degli obiettivi di cui alle precedenti lettere a), b), c), d), e) costituiscono elementi di valutazione ai fini del controllo di regolarità amministrativa e contabile e del controllo di gestione, ai sensi degli artt. 2 e 4 del D.lgs. 30 luglio 1999, n. 286.

Art. 4 – Concessione ferie, permessi, congedi

Al fine di assicurare il pieno e regolare svolgimento del servizio, in ciascun settore di competenza, il DSGA predispone per tempo un piano organico delle ferie del personale ATA, in rapporto alle esigenze di servizio, assicurando le necessarie presenze nei vari settori, rispetto alla tempistica degli adempimenti e nel rispetto della normativa contrattuale in materia.

Per la concessione dei permessi giornalieri, o brevi (permessi orario), il Dirigente scolastico adotta i relativi provvedimenti, sentito il DSGA per quanto riguarda le compatibilità del servizio.

Art. 5 – Svolgimento attività aggiuntive e straordinario

Il lavoro straordinario del personale ATA viene autorizzato dal Dirigente scolastico sulla base delle esigenze accertate dal Dirigente medesimo o dal DSGA. Nel caso di richiesta di lavoro straordinario da parte del personale ATA, il DSGA cura che essa venga previamente sottoposta all’approvazione del Dirigente con adeguata motivazione.

Art. 6 – Incarichi specifici del personale ATA

Gli incarichi specifici dei diversi profili professionali sono assegnati dal Dirigente scolastico, su proposta del DSGA, in base alle effettive esigenze organizzative e funzionali dell’istituzione scolastica.

Spetta al DSGA, attraverso periodici incontri con il personale ATA, vigilare sull’effettivo svolgimento degli incarichi specifici. In caso di rilevate inadempienze, il DSGA riferisce sollecitamente al Dirigente scolastico per gli eventuali provvedimenti di competenza.

Art. 7 – Assistenti tecnici (ove applicabile)

Gli assistenti tecnici sono assegnati ai rispettivi laboratori dal Dirigente scolastico.

Essi svolgono le mansioni di loro competenza, durante l’orario delle lezioni, in funzione della programmazione didattica del docente che svolge l’esercitazione. In caso di inadempimento, il docente riferisce direttamente al Dirigente scolastico per quanto di competenza.

Nello svolgimento dell’attività di manutenzione e riparazione delle attrezzature dei laboratori, gli assistenti tecnici rispondono direttamente al docente responsabile dell’Ufficio tecnico.

IL DIRIGENTE SCOLASTICO