Nell'istituto da me diretto i membri del Consiglio di istituto chiedono, all'unanimità, se sia possibile prevedere la registrazione ad uso interno delle sedute, per agevolare il processo di verbalizzazione del segretario e per aver modo di verificare se le richieste di integrazioni corrispondano a quanto effettivamente dichiarato.
In caso di consenso comune, è possibile?

RISPOSTA
Con riferimento al quesito che si riscontra si chiarisce che per non incorrere in irregolarità amministrative i profili che vanno esaminati e tenuti presenti sono diversi.
Si premette che in linea di principio si può prevedere la registrazione ad uso interno, ma la legittimità non discende dal consenso unanime manifestato dal consiglio d'istituto. Per rendere legittima l'operazione è necessario che ci sia una base legale, vale a dire una disposizione regolamentare interna (delibera organizzativa) che definisca la finalità della registrazione, disciplini gli accessi, la durata della registrazione, la cancellazione dopo il breve utilizzo e una chiara regola sul divieto di registrazioni “private” non autorizzate.
Pertanto la registrazione audio (e anche video) delle sedute del Consiglio d’Istituto “ad uso interno” è possibile come supporto alla verbalizzazione, e ciò a prescindere dal consenso unanime del consiglio.
Nelle istituzioni scolastiche e in generale nelle amministrazioni pubbliche la registrazione va inquadrata come trattamento di dati personali necessario per lo svolgimento di un compito di interesse pubblico, per l'esercizio di pubblici poteri, con regole chiare, minimizzazione e garanzie.
Di conseguenza, il consenso unanime non è, di regola, la base giuridica corretta per un’amministrazione pubblica ma serve una base legale che può essere costituita da una disciplina interna da collocare nel regolamento d'istituto e un’informativa.
Con una disposizione inserita nel Regolamento di funzionamento del Consiglio si dovrebbe chiarire chi decide l’avvio della registrazione (di regola il Presidente, per supporto al segretario); che la registrazione ha come sola e unica finalità quella di supportare la verbalizzazione da parte del segretario del Consiglio. Che deve ritenersi vietata la registrazione “privata” dei singoli componenti senza autorizzazione.
Predisporre anche una informativa privacy sintetica ma completa ai sensi dell'art. 13 GDPR, da consegnare/affiggere e da richiamare in apertura seduta: finalità, base giuridica tempi di conservazione, soggetti autorizzati, diritti, contatti del titolare/DPO. La prassi seguita nelle pubbliche amministrazioni va in questa direzione.
Specificare nella disposizione regolamentare che la conservazione della registrazione è possibile solo fino alla stesura del verbale e alla sua conseguente approvazione da parte del Consiglio.
La registrazione come chiarito è uno strumento di supporto alla verbalizzazione, ma non sostituisce il verbale. Il verbale è l'unico atto che fa fede fino a querela di falso.
Di conseguenza terminata la procedura di approvazione del verbale la registrazione deve essere distrutta.