di Maria Rosaria Tosiani, Direttore SGA (Amministrare la scuola n. 9/2023)

Il piano delle attività strumento essenziale dell'organizzazione del lavoro del personale ATA

L’organizzazione dei servizi generali ed amministrativi è un preciso obbligo del dirigente e del direttore sga, in quanto strettamente legata alla gestione del risorse umane; la gestione delle risorse rappresenta il principale strumento dell’organizzazione del lavoro.

Attraverso l’organizzazione si specifica il ruolo che viene assegnato alle risorse umane in vista del conseguimento di un determinato risultato.La migliore organizzazione è proprio quella che fa funzionare in modo durevole tale meccanismo combinatorio; vale a dire realizzare il massimo risultato con il minore costo.

Perchè è importante l'organizzazione del lavoro, perchè essa non discende in automatico dalla declaratoria dei profili professionali assegnati al personale.La qualifica funzionale rivestita da ogni dipendente specifica il grado di responsabilità e la funzione, ma non anche i compiti che la persona è chiamata  a svolgere.

E’ attraverso l'organizzazione che si devono specificare i compiti assegnati a ciascuno  quanto più possibile precisi e specifici.Le persone che svolgono la loro attività nell'ufficio di segreteria,  possono operare in reparti, uffici, sezioni etc a seconda di come è stata pensata l'articolazione interna dell'ufficio di segreteria; c'è quindi chi si dovrà occupare degli acquisti, degli alunni, del personale e così via. Spetta al Direttore SGA sulla scorta delle direttive del Dirigente, stabilire quanti uffici, reparti o sezioni creare, e quali compiti assegnare ad ogni dipendente; quali rapporti stabilire tra le varie persone, come controllare il lavoro di ognuno.

L'organizzazione dei servizi amministrativi e generali è una competenza esclusiva del Direttore SGA, sia pure nell'ambito delle direttive di massima. Per detti servizi egli è responsabile non solo per l'organizzazione, ma risponde dei risultati in relazione agli obiettivi assegnati. Il Direttore SGA assume in proprio la responsabilità sul mancato conseguimento dei risultati.

L'organizzazione dei servizi prefigurata dalla scuola dell'autonomia come si desume dal DPR n.275/1999 deve essere un'organizzazione per obiettivi.Tale modello organizzativo viene meno quando si assegnano non obiettivi, ma si impartiscono istruzioni dettagliate precise e puntuali estese a regolare gli aspetti particolari dell'organizzazione del servizio.Gli obiettivi assegnati possono essere generali o specifici e, in relazione,  a ciò si devono adeguare le istruzioni sull’espletamento dei procedimenti amministrativi assegnati ai dipendenti.

Come procedere nella costruzione del piano delle attività

Il piano delle attività del personale ATA non è materia di contrattazione d'istituto, ma di confronto sindacale ai sensi dell'art.30, comma 9, del CCNL 2019/2021. L'art.40, comma 1, del D.L.vo n.165/2001, attribuisce alle prerogative dei dirigenti quali privati datori di lavoro l'attività relativa alla  "micro organizzazione" degli uffici e del personale loro assegnato, nel cui ambito vi rientra il piano delle attività del personale ATA.

L'adozione del piano delle attività del personale ATA, su proposta del Direttore SGA  è  quindi espressione  del potere organizzativo dirigenziale, da ricondurre alla categoria privatistica delle "determinazioni per l'organizzazione degli uffici... e gestione dei rapporti di lavoro..., assunte dagli organi preposti alla gestione con la capacità ed i poteri del privato datore di lavoro fatta salva l'informazione ai sindacati" di cui all’ articolo 5, comma 2,  del d.lgs. n. 165/01 e deve intendersi come atto privatistico gestionale, seppure soggettivamente amministrativo.

Il procedimento di predisposizione del piano delle attività del personale ATA è contenuto nell'art. 63 del nuovo CCNL 2019/2021. l DSGA all’inizio dell’anno scolastico, dopo aver sentito in apposite riunioni il personale ATA, presenta al Dirigente Scolastico una proposta di piano delle attività.A seguito di tale modifica la formulazione del piano di lavoro del personale ATA deve avvenire in “uno specifico incontro” a cui è presente, oltre il Direttore SGA, anche il Dirigente scolastico.

La norma contenuta nell'art.63 del nuovo testo è più chiara rispetto all’art. 53 comma 1 del CCNL del 2007, dove la proposta del Direttore sga veniva formulata con l’obbligo di “sentire il personale ata”, ma non prevede ancora una “assemblea del personale ata” avente le stesse finalità di quella svolta dal  collegio docenti in tema di organizzazione del lavoro del personale docente.

La grossa novità del nuovo  CCNL è dovuta al fatto che anche il personale ATA viene riconosciuto come parte integrante della “Comunità educante”. Questo concetto serve in parte a rafforzare e valorizzare la specificità del lavoro scolastico e, per la prima volta, il personale ATA viene inserito organicamente nel contesto scolastico in funzione paritaria, dal punto di vista lavorativo, col personale docente ed educativo, pur nel rispetto dei ruoli e delle diverse competenze. Vediamo quali sono i principi normativi e regolamentari per la redazione del piano delle attività.

La riunione preliminare del personale ata

Il nuovo CCNL 2019/2021 prevede la consultazione del personale in uno specifico incontro che il Direttore sga deve fare all’inizio dell’anno scolastico, ai fini della formulazione del piano delle attività.

Il personale ATA partecipa ai lavori delle commissioni per le visite e viaggi di istruzione, a quelle per l’assistenza agli alunni con disabilità, a quelle sulla sicurezza, nonché all’elaborazione del PEI (Piano educativo individualizzato).

E’ previsto, pertanto, un maggiore coinvolgimento e riconoscimento, dei profili ATA all’interno delle attività per il miglioramento dell’offerta formativa. Nelle organizzazioni aziendali complesse, il coinvolgimento e l'impegno delle persone (in inglese "engagement") fa la differenza tra un'organizzazione di successo e una che non lo sarà mai.

Gli obiettivi del piano delle attività

Ad avviso di chi scrive per la sua esperienza personale maturata nello svolgimento dei compiti del profilo per molti anni anche il Direttore SGA dovrebbe introdurre concetti, tecniche, metodologie dell’organizzazione aziendale per la costruzione del Piano delle attività del personale ATA.

Infatti, una progettazione organizzativa non rappresenta più un mero adempimento sterile e gravoso delle regole dettate dalla norma, ma deve rappresentare un vero e proprio strumento di gestione.

Il Direttore SGA può, e in un certo senso deve, cogliere e considerare le opportunità derivanti dall’utilizzo di tecniche e metodologie mutuate dall’organizzazione aziendale, per costruire e proporre un modello organizzativo efficiente, efficace, attento all’esigenze dell’utenza, chiaro e trasparente che consenta di gestire la notevole complessità lavorativa delle scuole.

Certo il limite grosso e non di poco conto è l'organico non sempre adeguato e con personale non sempre bene addestrato. L'amministrazione è sempre più attenta a ridurre i costi  che a migliorare la qualità della prestazione dei servizi.

Ad ogni modo strumenti utili da prendere in considerazione nella redazione del piano potrebbero essere

• Ricondurre le mansioni in specifiche procedure, diminuendo il disagio al verificarsi di frequenti turn over del personale;

• Una maggiore propensione alla specializzazione e all’aumento delle professionalità;

• Un miglioramento della qualità dell’esecuzione del lavoro (efficacia) e una riduzione dei tempi di lavoro rispetto alle singole attività (efficienza);

• Un maggior livello di verifica, monitoraggio e controllo sul lavoro svolto dal personale, da parte del DSGA e del dirigente scolastico;

• La certezza di ruoli, funzioni e responsabilità.

In ultima analisi, una progettazione organizzativa così strutturata, oltre a favorire un miglioramento della qualità del lavoro e la condivisione di regole e valori comuni, aumenta la motivazione al lavoro e il senso di appartenenza all’ Istituzione.

In sintesi le fasi da seguire

1. Leggere attentamente il PTOF perché il Piano deve essere strettamente connesso ad esso;

2. Farsi illustrare le direttive del Dirigente Scolastico;

3. Individuare le disponibilità e lo stato delle tecnologiche informatiche;

4. Farsi spiegare dai singoli collaboratori assistente amm.vo, tecnico e collab. scol. i compiti assegnati l’anno precedente e le relative modifiche che avrebbero voluto apportare;

5. Cercare di capire le esigenze formative di ciascuno;

6. Fare una riunione con tutti gli ass.ti amm.vi prima e i collab. scol. dopo, in modo da sentire come si relazionavano l’uno con l’altro (i commenti coloriti e le esternazioni semplicemente spontanee servono molto per capire la vera realtà).

Allo scopo di ottenere il massimo consenso del personale coinvolto e nell'ottica della valorizzazione delle competenze e delle caratteristiche di ognuno, il Direttore SGA indica apposite figure di coordinamento per le diverse aree dell'ufficio, privilegiando le capacità e l'esperienza. Egli effettua una rilevazione relativa alle abilità possedute, agli attuali compiti di lavoro, alle esigenze formative e all'articolazione dell'orario di lavoro. Questi dati vengono utilizzati dal direttore per redigere il piano delle attività, che sarà al centro della discussione in specifiche riunioni di lavoro per il raggiungimento della più ampia intesa possibile tra il personale. Tale piano viene poi proposto al dirigente con la specifica e formale adozione.

A seguire proponiamo uno schema orientativo di piano delle attività che i direttori SGA possono adattare alle proprie specifiche esigenze.