Tale quesito attiene alla problematica sorta nelle scorse settimane riguardante le numerose richieste di accesso civico avanzate a tutte le scuole italiane da Monitora PA. Le criticità emerse dalla gestione di tale evenienza sono dovute alle sempre più palesi carenze del personale delle segreterie scolastiche, non adeguato e pronto per far fronte alle sempre maggiori complessità burocratiche. Pertanto, oltre ai soliti moniti riguardanti la formazione del personale di segreteria riguardo anche le procedure amministrative (tra i quali spicca certamente per complessità quella legata alla trasparenza e alla privacy), ricordiamo alcuni aspetti basilari per trattare la questione legata alle richiesto di accesso civico generalizzato.

In questo vademecum riepilogativo per la gestione di istanze di accesso civico, anche quando massicce possiamo così ricordare:

• Programmare frequenti riunioni con il DPO. Si ricorda che il DPO ai sensi dell'art. 38 Regolamento (UE) 2016/679 riveste un ruolo di centrale importanza nell'organizzazione del titolare del trattamento dati, quindi dell'istituzione scolastica. è il soggetto che in piena indipendenza deve monitorare ogni trattamento nell'ambito della sua competenza e quindi deve "informare e fornire consuelenza al titolare ed al responsabile (esterno) nonchè ai dipendenti che eseguono il trattamento in merito agli obblighi prescritti" (Art. 39 par. 1 lett. a) del Regolamento (UE) 2016/679 così come "sorvegliare le attribuzioni delle responsabilità, le attività di sensibilizzazione, formazione e controllo poste in essere dal titolare e dal responsabile del trattamento". Si ricorda inoltre che il soggetto individuato quale DPO non deve trovarsi in una posizione che potrebbe consentirgli di esercitare tale potere ed inoltre che tale figura è esente da responsabilità per l'inosservanza degli obblighi in materia di protezione dei dati, per i quali risponde il titolare del trattamento. L'irresponsabilità è strettamente collegata all'assenza di istruzioni impartite dal soggetto titolare, nel senso che questa figura consulenziale non deve essere "influenzata" dal titolare.
• Predisporre nell'ambito delle attività di aggiornamento e formazione del proprio personale di segreteria incontri sulla tematica "Trasparenza e Istanze di accesso (sia civico che documentale)". A livello organizzativo può risultare confacente definire il DSGA, o un altro membro del personale di segreteria con qualifiche e competenze idonee, quale soggetto designato alla gestione delle istanze di accesso civico e documentale ai sensi dell'art. 2-quaterdecies del d.lgs. n. 101/2018. Infatti la pubblica amministrazione può redigere delle specifiche deleghe singole per tipologie di trattamento al fine di dare meglio seguito agli adempimenti organizzativi interni alla struttura dei titolari del trattamento che possono conferire autorizzazioni/istruzioni privacy alle figure organizzative di vario livello. Nel momento in cui il designato viene identificato sulla base di uno specifico atto di attribuzione, egli dà seguito agli adempimenti organizzativi, tra cui quello di svolgere l'istruttoria nel procedimento amministrativo legato alla gestione delle istanze di accesso, procedimento di cui il responsabile rimane sempre il dirigente scolastico.
•  Per quanto riguarda la richiesta di accesso civico generalizzato riguardante alcuni contratti. Sulla richiesta di copia del Contratto sottoscritto con: Posta elettronica istituzionale: la softwarehouse è scelta a livello Ministeriale (Outlook), quindi il contratto è a livello di Ministero della Pubblica Istruzione, motivo per cui non può essere prodotto in quanto sottoscritto da soggetto terzo; b. Piattaforma ex DAD/DDI (Google Workspace for Edu, MS Office 365 o altri): il contratto dovrebbe essere presente nel profilo personale dell'amministratore, si consiglia di ricercare il documento; c. softwarehouse che fornisce il Registro elettronico: il relativo contratto è già pubblicato in amministrazione trasparente (dato da verificare), per cui dovrebbe essere accessibile senza necessità di trasmissione del documento