La necessità di procedere alla variazione dei dati del Dpo nei casi di avvicendamento del Dpo a seguito di nuove procedure di selezione a fronte della scadenza dei precedenti incaricati: anche nelle more della conclusione di un procedimento di affidamento dell'incarico e avvenuta la scadenza dell'incarico del precedente DPO, in osservanza del principio generale di continuità dell'azione ammnistrativa, la scuola è tenuta a individuare temporaneamente (ed anche internamente) una figura da designare interinalmente. Non devono peraltro risultare difformità tra i relativi dati di cotnatto pubblicati sul sito web istituzionale dell'ente e quelli comunicati al Garante usando la procedura online.

Il mutamento della figura del Responsabile per la protezione dati (DPO) deve essere comunicato al Garante in base all'art. 37 comma 7 del Regolamento UE sulla protezione dei dati personali n. 2016/679. Così in caso di cessazione dell'incarico, ma anche nel caso cambino i dati di contatto del DPO, deve essere tempestivamente comunicato al Garante tramite la procedura online caricando il file firmato con i nuovi dati di contatto o con i dati di contatto del nuovo DPO.
Ciò premesso in caso di cessazione o mancato rinnovo del contratto di servizi tra il titolare ed il soggetto designato quale RPD non dovrà essere effettuata la revoca della comunicazione dei dati di contatto del precedente, ma dovrà essere effettuata una variazione della comunicazione, infatti i nuovi contenuti sostituiranno quanto comunicato in precedenza.

La variazione dei dati di contatto deve indicare il numero di protocollo della domunicazione che si intende variare, assicurandosi che il numero indicato nella sez. A1 sia il numero di protocollo e non l'identificativo provvisorio di comunicazione. Inoltre nella sez. B della comunicazione della variazione il valore del campo CF/P.IVA. Se invece in occasione di un rinnovo di contratto non dovessero mutare i dati di contatto allora non dovrà essere effettuata una nuova comunicazione.

Il numero di protocollo della comunicazione (composto da 11 cifre) è indicato nella email - indirizzata al soggetto che ha effettuato la comunicazione che si intende variare all’indirizzo indicato nella sez. A del modulo -  con la quale è stata comunicata la corretta conclusione della procedura.
Lo stesso riferimento si ottiene altresì indicando le 4 cifre corrispondenti all’anno in cui è stata effettuata la comunicazione seguite dalle 7 cifre riportate in alto a sinistra nel documento pdf inviato a mezzo PEC dal Garante a conclusione della procedura stessa.
Tali comunicazioni PEC, come indicato nelle istruzioni, sono state inviate all’indirizzo PEC del Titolare/Responsabile del trattamento (indicato nella Sez. B del modulo) ed all’indirizzo PEC dei dati di contatto del RPD (indicato nel punto 4 della sez. C del modulo).

Nessun adempimento è invece previsto per il DPO uscente; anche in caso di conclusione dell'incarico temporaneo, rescissione del contratto e dimissioni sarà compito della scuola effettuare tempestivamente tramite la procedura disponibile online, la variazione o la revoca della precedente comunicazione.