La base giuridica su cui fondare la sussistenza dell'interesse all'accesso di cui all'art. 22 della Legge n. 241/1990 richiede di valutare la "necessarietà" dei documenti richiesti. Ricorda il Consiglio di Stato che l'art. 2-ter del Codice Privacy stabilisce che la comunicazione dei dati è ammessa solo quando è prevista da una norma di legge e, nei casi previsti dalla legge, di regolamento.

Ad esempio, il Garante ha chiarito, con la nota n. 49472 del 28 dicembre 2020, che la messa a disposizione dei dati personali alle organizzazioni sindacali comporta una "comunicazione" e che i contratti collettivi possono integrare le previsioni normative per permettere alle organizzazioni sindacali di rappresentare adeguatamente gli interessi dei dipendenti o quando sia necessario per l'adempimento degli obblighi previsti dagli stessi contratti. Con riferimento specifico al comparto scuola, la stessa nota afferma che il "quadro normativo vigente" non consente agli istituti scolastici di comunicare i nominativi dei docenti o di altro personale e le somme liquidate a ciascuno per lo svolgimento di attività finanziate con il fondo di istituto. Pertanto Nel bilanciamento tra la tutela della privacy e quello dell'interesse del sindacato all'accesso occorre, infatti, considerare che i documenti forniti dalla scuola sembrano contenere elementi di informazione sufficienti per l'attività di verifica dei criteri utilizzati per l'individuazione delle attività integrative e per la ripartizione delle risorse.